مدیریت یک پروژه دشوار است. شما ضرب الاجل هایی دارید که باید رعایت کنید و بودجه هایی که باید حفظ کنید. و در این شرایط محدود ، باید یک محصول یا خدمات با کیفیت ارائه دهید.
نیروهای خارج از کنترل شما وجود دارند که می توانند کار شما را منحرف کنند. حتی مشکلاتی وجود دارد که می تواند از تیم یا ذینفعان پروژه ناشی شود.
همه این موارد محیط پروژه را تشکیل می دهند. همانطور که محیط بر زندگیتان تأثیر می گذارد، بر پروژه شما نیز تأثیر می گذارد. شما باید از محیط پروژه آگاه باشید و برای تأثیر آن بر پروژه خود، در طول چرخه حیات مدیریت پروژه آماده باشید.
محیط پروژه تمام نیروهای داخلی و خارجی است که بر مدیریت پروژه شما وارد می شود. اینها چیزهایی از داخل و خارج پروژه هستند که می توانند بر برنامه، بودجه، روحیه تیم و موارد دیگر تأثیر بگذارند.
مدیر پروژه باید محیط پروژه را درک کند و به طور فعال برای مدیریت عواملی که ممکن است بر پروژه تأثیر بگذارد برنامه ریزی کند. مانند مدیریت ریسک.
محیط پروژه را به عنوان زمینه ای در نظر بگیرید که پروژه در آن وجود دارد. یک عبارت قدیمی وجود دارد که می گوید: “زمینه همه چیز است.” هر مدیر پروژه ای که فکر می کند به داده های بیشتری نیاز ندارد، مدیر پروژه ای است که درس سختی خواهد گرفت.
هنگام مدیریت یک پروژه، تعریف اهداف، محدوده، بودجه و برنامه آن یک روتین طبیعی است – اما اغلب، از مدیریت محیط پروژه غافل می شوید. عواملی وجود دارند که باید آنها را شناسایی و مدیریت کنید تا مطمئن شوید که پروژه را با موفقیت انجام می دهید.
به عنوان مثال، پروژه در کجا اتفاق می افتد و آیا آن فضا دارای خطرات احتمالی است؟ ممکن است یک زلزله، یک طوفان یا حتی چیزی به سادگی زیرساخت های ضعیف وجود داشته باشد که دسترسی شما به منابع را دشوار کند.
عامل دیگر محیط اجتماعی است. نظر جامعه محلی در مورد پروژه چیست؟ آیا آنها ناراحت خواهند شد و به طور بالقوه مانع پیشرفت شما خواهند شد؟ یا اثرات کمتری روی پروژه داشته باشند، مانند جمعیت یک منطقه که ممکن است به نحوی بر برنامه مدیریت پروژه تأثیر بگذارند.
دو مورد از عناصر اصلی یک محیط پروژه عوامل داخلی و خارجی هستند:
ساختار سازمانی بر نحوه مدیریت پروژه تأثیر می گذارد. ساختار و فرهنگ سازمان سیستم های مختلفی هستند که چگونگی انجام فرآیندها برای دستیابی به اهداف سازمان و به نوبه خود عملکرد پروژه را مشخص می کنند. علاوه بر این، فرهنگ سازمانی نحوه اجرای پروژه را نیز شکل می دهد.
عامل کلیدی دیگر محیط فیزیکی است، شامل بومشناسی محلی تا جغرافیای فیزیکی – آب و هوا، محدودیتهای دسترسی به سایت، خدمات شهری، در دسترس بودن خدمات محلی و در دسترس بودن منابع انسانی و مادی. اینها عوامل خارجی هستند، زیرا خارج از کنترل سازمان شما هستند.
محیط سیاسی که پروژه در آن اجرا می شود بر نحوه تعامل تیم پروژه با ذی نفعان تاثیر می گذارد. ممکن است فعالیتهای غیرقانونی وجود داشته باشد مانند فساد، تفاوت در سیاستهای محلی و ملی، تغییر در قدرت یا نفوذ سیاسی و غیره.
مسائل فرهنگی و مذهبی نیز باید مورد توجه قرار گیرد. مانند شرایط اسکان پرسنل در محل کار، تعطیلات، ساعات کاری قابل قبول و ملاحظات امنیتی. این موارد ممکن است باعث شود برنامه پروژه شما تغییر کند.
سایر عوامل داخلی شامل ابزارها، مهارت ها و تجربه ی تیم شما است. آیا در دسترس هستند؟ آیا نیاز به آموزش دارند؟ آیا ابزار مورد نیاز خود را دارند؟ این موارد می تواند بر سرعت و کارایی پروژه، و همچنین بر روی محدوده و استانداردها تاثیر بگذارند.
نیروهای خارجی نیز شامل شرایط بازار است که همیشه در حال تغییر هستند. بسته به شرایط اقتصادی، ممکن است توانایی تامین مالی پروژه را نداشته باشید، یا ممکن است کمبود منابع انسانی و مادی وجود داشته باشد.
ذینفعان پروژه را فراموش نکنید. درک آنها ممکن است یکی از مهمترین جنبه های مدیریت یک محیط پروژه باشد. تجربه آنها، فرهنگ آنها، ساختاری که در آن کار می کنند، تمایل آنها به ریسک و اولویت هایشان را باید بشناسید.
یکی از بهترین راه ها برای مدیریت محیط پروژه، دنبال کردن فاز های پروژه است. یک پروژه دارای پنج فاز است: شروع، برنامه ریزی، اجرا، نظارت و کنترل و خاتمه. در طول هر یک از این مراحل مدیریت پروژه، باید محیط پروژه را در نظر بگیرید.
تصور کنید یک پروژه برای توسعه بزرگراه را باید اجرا کنید.
ابتدا شما باید در مورد محیط فیزیکی فکر کنید و تعیین کنید که چه فصلی برای اجرای پروژه بهتر است – ترجیحاً زمانی بهتر است که زمین خیس یا یخ زده نباشد.
سپس، فضای سیاسی را باید بررسی کرد. آیا استان یا شهرستان با این پروژه همراه است و آیا بودجه کافی برای اجرای آن دارند؟ آیا سیاست یا مقرراتی وجود دارد که ممکن است بر پروژه تأثیر بگذارد؟ آیا حسن نیت سیاسی برای تکمیل آن وجود دارد؟
اثرات زیست محیطی این پروژه چیست و آیا از حمایت جامعه برخوردار است؟ اگر مردم محلی پشت پروژه نباشند، ممکن است یک بن بست در اجرای پروژه بوجود آید. همچنین ممکن است نگرانیهای امنیتی برای سایت وجود داشته باشد – یا شاید پیشنهاد شود که بزرگراه از زمینهایی عبور کند که تا حدی از آن محافظت میشود.
محیط داخلی پروژه شامل پیچیدگی طراحی پروژه و منابع انسانی موجود برای اجرای آن است. شرایط داخلی می تواند بر سرعت و کارایی پروژه تأثیر بگذارد. شرایط خارجی پروژه که باید در نظر گرفتن این است که آیا شرایط بازار از پروژه پشتیبانی می کند یا خیر. این می تواند محدوده پروژه را تغییر دهد.
محیط پروژه بر همه جنبه های پروژه تاثیر می گذارد.. واضحترین و مهمترین مسائل اغلب سختترین چیزها هستند. به همین دلیل است که مدیریت محیط پروژه هرگز نباید بدیهی تلقی شود.
پراجکت منتور می تواند محیط پروژه را در هر پنج مرحله پروژه شما نظارت و مدیریت کند. به شما کمک می کند اسناد پروژه را جمعآوری کنید و یک مرکز برای تمام سوابق پروژه ایجاد کنید، یک پلتفرم مشترک ایجاد کنید و بین همه تیم ها به اشتراک بگذارید تا به آنها در برنامهریزی، پیگیری فعالیت های پروژه و ارایه گزارش در مورد محیط پروژه کمک کند.
برنامه ریزی از ابتدا تا پایان پروژه روی گانت چارت
در برنامه ریزی پروژه باید محیط پروژه در نظر گرفته شود. گانت چارت های پراجکت منتور به اندازه کافی قوی هستند تا تمام فعالیتهای پروژه شما را سازماندهی کنند، فعالبت های وابسته ای را که میتوانند پیشرفت پروژه را به تأخیر بیندازند به یکدیگر متصل کند و حتی پس از ایجاد برنامه زمانبندی پروژه، یک خط مبنا تعیین کند. با خط مبنا، می توانید به سرعت واریانس پروژه و در زمان واقعی را ببینید.
تجزیه و تحلیل محیط پروژه – نحوه جمع آوری و ارزیابی صحیح انتظارات
تجزیه و تحلیل محیط پروژه یک نمای کلی از انتظارات و فرصت ها را برای پروژه آینده، در اختیار شما قرار می دهد. بنابراین یک پیش نیاز ضروری برای موفقیت پروژه شما است.
تحلیل محیط پروژه چیست؟
ارزیابی کل محیط یک پروژه یعنی همه عوامل موثری که در موفقیت پروژه مرتبط هستند. مانند:
مدیریت پروژه و تیم های پروژه
مشتریان، علایق، سلیقه و نظرات آنها
ریسک های پروژه و اقداماتی که برای کنترل آنها لازم است.
رقبا، مقامات دولتی و شوراهای کاری و منافع آنها و مقررات دولتی و محلی و همچنین
سایر افرادی که به طور مستقیم یا غیرمستقیم تحت تأثیر پروژه قرار می گیرند.
بنابراین تحلیل محیط پروژه به این سوال اساسی پاسخ می دهد که آیا می توان به هدف پروژه دست یافت و موفقیت آن چقدر است؟
چرا مشخص کردن انتظارات و فرصت ها قبل از شروع پروژه مهم است؟
اگر هدف تعیین شده پروژه با احتمال زیاد قابل دستیابی باشد، تحلیل محیط پروژه مبنایی را برای ساختاردهی بعدی پروژه در اختیار شما قرار می دهد. با تحلیل محیط پروژه، فرصت ها، ریسک ها و انتظارات پروژه، مشخص شده و روش صحیح اجرا و اقدامات لازم، تعیین می شود، تا بتوانیم پروژه را با دقت کامل اجرا کنیم.
بنابراین، شما باید قبل از شروع پروژه، تجزیه و تحلیل محیط پروژه را انجام دهید.
مزایای تجزیه و تحلیل محیط پروژه چیست؟
تحلیل محیط مزایای قابل توجهی را هم قبل و هم بعد از شروع پروژه به شما ارائه می دهد.
مزایای اصلی قبل از شروع یک پروژه عبارتند از:
پس از شروع پروژه، تحلیل محیط به شما کمک می کند تا در صورت نیاز مسیر پروژه خود را تنظیم کنید. این امر با این واقعیت امکان پذیر می شود که تجزیه و تحلیل محیط به طور قابل توجهی درک شما را از بازار بهبود داده و باعث می شود بسیاز آسان تر و بر وضعیت بازار مسلط باشید.
مهمترین معیارهای تحلیل محیط پروژه چیست؟
معیارهایی برای تحلیل محیط وجود دارد که باید آنها را در نظر بگیرید.
مثالی از آنالیز عوامل فرهنگی و محیطی زمانی است که پروژه ها در یک کشورهای خارجی برنامه ریزی می شوند. اینجاست که نه تنها قوانین و مقررات و پیشرفت فناوری مهم است، بلکه ذهنیت غالب مردم و آداب و رسوم محلی نیز مهم می شود.
راه های مختلفی برای جمع آوری اطلاعات لازم برای یک آنالیز جامع و قابل اعتماد وجود دارد.
اصلی ترین آنها عبارتند از:
ارزیابی اطلاعات
اطلاعات می تواند به دو صورت شفاهی و کتبی به دست شما برسد.
اطلاعات شفاهی از طریق خبرگذاری ها، کارمندان یا حتی سایر افراد در محیط کسبوکار بدست میآید. اطلاعات مکتوب اطلاعاتی است که از افراد، مقامات یا مؤسسات به صورت مکتوب به دست می آورید. اینها نسبت به منابع شفاهی معتبرتر هستند، زیرا سوء تفاهم ها و تفسیرهای نادرست در آنها قابل حذف است.
تحلیل بازار
آنالیز ها در مورد شناسایی روندها و چالش های در حال ظهور، در یک برنامه زمانبندی شده است. برای این منظور می توانید از نظرسنجی ها استفاده کنید. همچنین می توان رفتار خرید را مشاهده کرد.
پیش بینی ها
پیشبینی، تخمین رویدادهای آینده است بر اساس مشاهدات، نظرسنجیها، طوفان فکری یا آنالیز های پیوسته. پیش بینی ها همیشه محقق نمی شوند. با این حال، به شما در مورد احتمال وقوع یک رویداد، بینش می دهند. در براورد ریسک ها بیشترین استفاده را دارد.
نتیجه گیری
تجزیه و تحلیل محیط پروژه پایه مهمی برای شروع پروژه است. روش های تجزیه و تحلیل ریسک شما را قادر می سازد تا پروژه خود را به صورت استراتژیک برنامه ریزی کنید، آن را برای مدیریت پروژه چابک تجهیز کنید و در نتیجه آن را به موفقیت برسانید.
